Standar pelayanan publik pada layanan jasa pengujian laboratorium BRPI berdasar pada dokumen mutu terutama pada prosedur kerja Nomor PK/4.7/BPPI tentang Pelayanan Kepada Pelanggan, PK/4.8/BPPI tentang Pengaduan, dan PK/5.8/BPPI tentang Penanganan Sampel, serta PK/5.10.1/BPPI tentang Pembuatan dan Penyerahan Laporan Hasil Uji (LHU), dengan rincian standar pelayanan sebagai berikut :

  1. Prosuder Pelayanan kunjangan dan unjuk kerja laboratorium adalah sebagai berikut :
    • Pengunjung mengisi buku tamu kunjungan laboratorium.
    • Pengunjung mengajukan dan mengisi form permohonan kunjungan/akses laboratorium kepada Manajer Puncak melalui Manajer Umum.
    • Manajer Umum menyampaikan surat permohonan kepada Manajer Teknis.
    • Manajer Teknis memberikan ijin dengan mengisi form persetujuan dan menyerahkan kembali kepada Manajer Umum.
    • Manajer Umum melengkapi administrasi (form kunjungan, persetujuan, dll) & membuat kartu pengernal (ID card).
    • Pengunjung melapor kepada Manajer Umum sebelum dan sesudah melakasanakan kegiatan kunjungan di laboratorium
  2. Prosedur Umpan balik Pelanggan adalah sebagai berikut :
    • Manajemen Mutu bertanggungjawab mambuat kuisioner mengenai tingkat kepuasan pelanggan.
    • Manajer Umum menyampaikan formulir kuisioner kepada pelanggan.
    • Manajer Umum berkewajiban mengumpulkan hasil kuisioner dan menyerahkan kepada Manajer Mutu.
    • Manajer Mutu menganalis umpan balik yang disampaikan pelanggan guna meningkatkan sistem manajemen labaoratorium BPPI.
  3. Prosedur Penanganan Pengaduan
    • Staf Manajer Umum melayani pengaduan dari pelanggan, baik secara langsyng maupun tidak langsung, melalui telepon, faximile, email, dan surat.
    • Staf Manajer Umum mencatat pengaduan dalam form pengaduan (DP/4.8.1/BPPI).
    • Staf Manajer Umum meneruskan form tersebut ke Manajer Teknis/Manajer Mutu untuk melakukan tindakan penyelesaian atas pengaduan.
    • Manajer Teknis bertanggungjawab dalam pelaksanaan investigasi pengaduan yang berkaitan dengan teknis.
    • Manajer Mutu beserta staff manajer Mutu bertanggungjawab dalam penyelesaian pengaduan yang terkait dengan mutu.
    • Manajer Umum menyampaikan hasil investigasi dan perbaikan kepada pelanggan menggunakan form respon (DP/4.8.2/BPPI).
    • Manajer Umum bertanggungjawab memelihara semua rekaman atas pengaduan dan tindakan penyelesaian.
  4. Prosedur Penerimaan Sampel
    • Pelanggan menyerahkan sampel secara langsung atau dikirim melalui jasa pengiriman beserta surat permintaan pengujian ke petugas Penerima Sampel (PPS).
    • PPS mencatat identitas sampel dalam Formulir Permintaan Pengujian Sampel (FPPS) dan Buku Induk Sampel.
    • PPS mengganti identitas sampel dengan sistem pengkodean laboratorium pengujian BPPI
    • PPS menyerahkan FPPS kepada Manajer Teknis.
    • Manajer Teknis mengisi surat tugas pengujian (STP) untuk melakukan pengujian sampel dan menyerahkan STP ke Penyelia dan Analis.
    • PPS melakukan Penyiapan Sampel dan unruk kemudian Analis melakukan Pengujian Sampel, dan selanjutnya Pemusnahan Sampel sesuai dengan prosedur yang terdapat pada Dokumen Mutu Prosedur Kerja Laboratorium Pengujian Balai Riset Pemuliaan Ikan.
    • Analis kemudian menjalankan PK/5.10.1/BPPI tentang Pembuatan dan Penyerahan Laporan Hasil Uji (LHU), yakni:
      1. Analis memindahkan data hasil pengujian dari worksheets ke formulir LHUS dan menyerahkan kepada Penyelia.
      2. Penyelia melalukan verifikasi dan membubuhkan paraf pada LHUS, kemudian menyerahkan kepada Manajemen Umum.
      3. Manajemen Umum memindahkan LHUS ke dalam LHU dan mencantumkan metode pengujian yang digunakan sesuai dengan Lampiran Panduan Mutu tentang ruang lingkup penelitian.
      4. Manajemen Umum menyerahkan LHU kepada Manajer Teknis.
      5. Manajer Teknis melakukan verifikasi LHU bersama Penyelia, Manajer Teknis menandatangani LHU dan kemudian meyerahkan kepada Manajer Umum. Apabila Manajer Teknis berhalangan sementara, penandatanganan LHU dilakukan oleh Manajer Mutu.
      6. Manajemen umum menyerahkan LHU kepada pelanggan baik secara langsung dan/atau secara elektronik. Untuk pelanggan yang berasal dari luar BRPI, LHU disertai surat pengantar yang ditandatangani Manajer Puncak.
      7. Manajemen Umum membuat LHU atas pengujian yang disubkontrakkan sesuai prosedur di atas dengan mencantumkan nama laboratorium subkontraktor.

 

Views All Time
Views All Time
1403
Views Today
Views Today
2
Translate »